En el momento que tengas instalado tu Telefonía Virtual, la principal funcionalidad que vas a querer configurar es una locución IVR, de esta forma facilitarás a tu cliente su consulta y discriminaremos de forma efectiva las llamadas.
Una locución de bienvenida tiene tres grandes objetivos:
- Informamos al que llama que tipo de empresa somos.
- Dar una imagen de profesionalidad.
- Facilitar a los clientes y discriminar la llamada al departamento correspondiente, así facilitaremos al cliente su consulta y no saturaremos a administración de llamadas innecesarias.
Vamos a ver algunos ejemplos de locuciones que han implantado su IVR
Locución IVR para una pequeña empresa de desarrollo de Software.
La Telefonía virtual de cualquier empresa sin importar su tamaño, debe de ser planamente operativo, efectivo y escalable, de tal forma que ante un crecimiento de la misma no ocasione un problema en ampliar sus comunicaciones.
Ejemplo de locución IVR
- Bienvenido a *****, si desea hablar con el departamento de desarrollo WEB pulse el 1.
- Con el departamento de estudio 3D pulse 2
- Con el departamento de Diseño pulse 3
- Con el departamento de administración pulse 4
- Para otra cualquier consulta, manténgase a la espera, gracias.
Definir previamente y de forma concreta los departamentos en la locución del IVR, permite que el usuario pueda de forma rápida decidir y reorientar su consulta de forma efectiva.
Y si soy una empresa pequeña….
Las empresas, requieren la atención personalizada y directa con el cliente, pero la capacidad técnica de una gran empresa. El cliente, espera que la empresa disponga del personal necesario para solventar sus dudas o iniciar un nuevo proyecto.
En una locución de un IVR, un menú muy largo hace que el cliente desista antes de que acabe la locución, consecuencia, pérdida de un posible cliente e incluso un problema que el cliente tenga con un servicio prestado no se solucione a su debido tiempo.
Guión Informal para empresa mediana
«En la agencia de Comunicación CorniceMedia, nos complace escuchar las necesidades su negocio y estamos disponibles de 9 a 19 horas.
“Puedes pulsar 1 para hablar con atención al cliente; 2 para diseño gráfico, o 3 para administración“
«Gracias. Y que tengas un buen día.”
Este IVR condensa las opciones y sintetiza muy bien los departamentos, está claro que da una sensación de cercanía al cliente al personalizar el final de la locución.
La despedida, «Que tengas un buen día», no interferirá con la capacidad de la persona que llama para seleccionar el destino adecuado.
Conclusiones
Conocer las necesidades de tu negocio y saber que requiere tu cliente de tus servicios es fundamental a la hora de confeccionar una locución IVR.
¿Prefieres un toque informal o formal? ¿Cómo podemos sintetizar los departamentos de la empresa? ¿Consideras indicar tu horario y tu ubicación?
Responder a estas preguntas básicas te ayudarán no solo a confeccionar de forma correcta tu locución IVR sino que tu cliente tenga claro a que departamento dirigirse para solventar un problema o solicitar información para un nuevo proyecto.
Desde Telefonía Virtual Network os invitamos a que nos permitáis estudiar cada caso en concreto o nos envíes un email a virtual@networkes.com o si lo prefieres nos puedes localizar en el 900 800 806